Losse facturen aanmaken
Om een losse factuur aan te maken in Q-info.com Verkoop & Boekhouding klik je aan de linkerkant van het menu op ‘Facturen’. Hierdoor verschijnt het overzicht van alle reeds aangemaakte facturen, zowel vanuit abonnementen als los aangemaakt. Om een nieuwe factuur aan te maken klik je rechts bovenaan op de button ‘Factuur aanmaken’, waarna de volgende pagina opent:
Heb je al klanten toegevoegd via het menu-item klanten? Dan kun je deze eenvoudig selecteren door in het vak onder ‘Klant:’ te beginnen met typen. Je hoeft niet op enter te drukken, het systeem biedt automatisch suggesties op basis van je zoekopdracht. Hieronder is een voorbeeld te zien van de aanvulling die het systeem doet bij een zoekopdracht op ‘Marijn’. Dit werkt tevens voor een zoekopdracht op bedrijfsnaam (mits ingevuld) en achternaam. Met een klik op de klant naar keuze selecteer je deze en wordt automatisch de contactinformatie aangevuld met de bestaande klantgegevens.
Je kunt ook op het vak onder ‘Klant:’ klikken om zonder typen alle reeds toegevoegde klanten te zien. Nadat je een bestaande klant hebt geselecteerd wordt automatisch het factuuradres getoond rechts van de klantnaam. Is dit correct? Dan hoef je verder niets te doen. Is dit niet correct? Gebruik dan de wijzigknop die rechts onder de klantnaam is verschenen om de gegevens aan te passen. Hieronder is te zien wat er getoond wordt na een klik op een bestaande klant.
Het is echter ook mogelijk om vanuit het factuur aanmaak scherm een nieuwe klant toe te voegen. Hiervoor klik je onder het veld ‘Klant:’ op ‘+ Klant toevoegen’. Hierdoor verschijnt een extra scherm waarin je de nieuwe klant kunt aanmaken. Je kiest allereerst tussen zakelijke of particuliere klant en vervolgens vul je alle gevraagde velden in. Om de nieuwe klantgegevens op te slaan klik je onderaan dit scherm op de knop ‘Gegevens opslaan’, waarna de nieuw aangemaakt klant direct wordt geselecteerd. Je kunt hierna direct verder met het invullen van de overige gegevens voor de factuur.
Zodra de klantgegevens zijn ingevuld en de factuurdatum in de rechter bovenhoek is gecontroleerd, is het tijd om alle benodigde factuurregels toe te voegen. Elke factuurregel bestaat uit een omschrijving, prijs, btw-type, aantal en totaalbedrag. Dit laatste veld hoef je niet in te vullen, dit doet ons systeem automatisch op basis van de door jou ingevulde gegevens. Je kunt op 1 factuur meerdere verschillende btw-types toevoegen, de automatische berekeningen in ons systeem zorgen ervoor dat alle totaalbedragen correct worden verwerkt. Hierdoor kun je dus tot 5 verschillende btw-types op 1 factuur verwerken.
Het is mogelijk om jouw aanbod onder het menu-item ‘Producten en diensten’ toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat je bij het aanmaken van een factuur niet elke keer dezelfde gegevens in hoeft te vullen. Ideaal voor als je bijvoorbeeld een klein assortiment van 5 verschillende producten hebt die je vaak veroopt. In het geval dat je je aanbod hebt toegevoegd in het daarvoor bestemde menu-item, kan je middels een klik op het veld onder ‘Omschrijving’ het gewenste product of de gewenste dienst selecteren. Vervolgens worden de prijs en het btw-type automatisch ingevuld. Het aantal staat standaard op 1, maar dit veld kun je aanpassen naar het gewenste aantal.
Je kunt ook per factuur handmatig de factuurregels invullen. Dit kan prettig werken als je met maatwerkoffertes werkt of een enorm assortiment hebt met veel producten die niet regelmatig worden afgenomen. Je vult in dat geval eerst de omschrijving in, bijvoorbeeld in het geval van dit voorbeeldbedrijf ‘Volkoren brood’. Je vult bij prijs de prijs per stuk in, dus bijvoorbeeld €3,95. Vervolgens selecteer je bij btw-type ‘Prijs inclusief btw 9%’, aangezien het voeding betreft en het in dit voorbeeld een particuliere klant is. De klant wenst 6 broden te ontvangen, dus bij aantal kies je voor ‘6’. Je ziet hierna dat de totaalprijs direct wordt berekend en dat ons systeem automatisch een splitsing maakt tussen het bedrag exclusief btw, de btw en het bedrag inclusief btw. Je kunt extra regels op dezelfde factuur toevoegen door op ‘+Factuurregel toevoegen’ te klikken.
Je kunt de factuur vervolgens ofwel opslaan als concept, ofwel verzenden naar de klant. Door op ‘Verzenden’ te klikken wordt er direct een PDF van de factuur gegenereerd in jouw huisstijl, welke aan een e-mailbericht aan je klant wordt toegevoegd. Hierna keer je terug naar het overzichtsscherm met daarop alle facturen. Hier vind je nu de nieuw aangemaakte factuur ook terug.
Neem dan contact met ons op, via e-mail of telefoon. Wat jij maar wilt. We zijn op werkdagen telefonisch bereikbaar van 9:00 tot 11:00 en van 13:00 tot 16:00. Als je je vraag per e-mail stelt krijg je binnen 48 uur reactie. Stel je vraag gerust!
