Klanten toevoegen en beheren
Via een klik op ‘Klanten’ in het menu aan de linkerkant van Q-info Commerce kom je uit op de pagina waarop je klanten kunt toevoegen en bewerken. Hieronder vind je een voorbeeld van deze pagina.
In de meest linker kolom wordt de klantreferentie getoond. Deze bestaat uit de vendor-referentie, de letter C (voor customer) en het unieke klantnummer. De klantreferentie komt bijvoorbeeld goed van pas als je als vendor contact met ons opneemt met een vraag over een bepaalde klant. De klantreferentie is uniek en geeft onze klantenservice direct inzage in de juiste gegevens.
In de kolom ernaast is het klanttype te zien, dit kan ofwel een gebouw of poppetje zijn. Het gebouwicoon staat voor zakelijke klanten, het poppertje voor particuliere klanten. Hiernaast is tevens de klantnaam en de vestigingsplaats/woonplaats te vinden.
Door rechtsbovenaan op de button ‘Klant toevoegen’ te klikken, opent het volgende scherm:
Hier kies je allereerst tussen een zakelijke of particuliere klant. Bij een zakelijke klant vul je een bedrijfsnaam en (indien van toepassing) btw-nummer in. Verder zijn alle velden voor beide klanttypes gelijk. Je vult onder meer de naam van de contactpersoon, contactgegevens en adresgegevens in. Hierna klik je op ‘Gegevens opslaan’ om de nieuwe klant aan te maken. Vanaf dit moment heeft de klant een eigen referentie gekregen en is deze ook in de tabel te vinden.
Als je op den duur veel klanten hebt toegevoegd, kan het zijn dat je bijvoorbeeld filters wilt gebruiken om gemakkelijker de klant die je zoekt te vinden. Dit is mogelijk! Je kunt binnen de pagina op verschillende manieren zoeken en filteren. Allereerst staat bovenaan de pagina een zoekbalk. Deze kun je gebruiken om snel op (een deel van de) klantnaam, referentie of vestigingsplaats te zoeken.
Heb je belang bij een beperktere weergave, zoals bijvoorbeeld puur de klantnaam en vestigingsplaats? Je kunt via de button ‘Weergave kiezen’ aangeven welke kolommen getoond worden in de tabel. Hier kun je bijvoorbeeld de kolom voor klanttype uitzetten. Dit is bijvoorbeeld handig als je slechts zakelijke klanten hebt. Hiernaast is het uitklapvenster te zien dat getoond wordt als je op ‘Weergave kiezen’ klikt.
Ook kun je gebruik maken van de filteroptie op klanttype; zakelijk of particulier. Hierdoor worden slechts klanten van een bepaald klanttype in de tabel weergegeven.
Wil je uitgebreidere klantgegevens bekijken of de bestaande gegevens van een klant wijzigen? Zoek dan de desbetreffende klant op in de tabel en klik op ‘Toon klantgegevens’. Vervolgens opent de volgende pagina:
Je kunt hier veel informatie inzien, zo zie je door de tabs direct onder de paginatitel of er voor deze klant al facturen en contracten zijn aangemaakt. In dit geval staat hier op beide plekken een 0, dat wil zeggen dat de klant nog geen facturen of contracten heeft. Als deze wel aangemaakt waren, dan kon je op deze tabs klikken om direct te navigeren naar de gekoppelde facturen en contracten.
Door op ‘Informatie wijzigen’ in het vak klantgegevens te klikken, kun je de adresgegevens, bedrijfsnaam en het btw-nummer aanpassen. Wil je contactgegevens aanpassen? Klik dan op de wijzigknop achter de desbetreffende contactpersoon, of voeg met behulp van de button ‘Contactpersoon aanmaken’ een nieuwe contactpersoon toe.
Je kunt ook een dossier bijhouden via het vak ‘Klantnotities’. Dit doe je door direct te beginnen met typen in het opmerkingen veld of aan de rechterkant een bestand te uploaden. Alle notities verschijnen hieronder, zodat je bij herhaaldelijke afspraken direct kunt terugzien wat er de vorige keren is gedaan en/of afgesproken.
Neem dan contact met ons op. We zijn dagelijks bereikbaar op telefoonnummer 038 460 3448. Je kunt ons ook bereiken via service@q-info.com. Als je ons op werkdagen mailt krijg je gegarandeerd binnen 48 uur bericht. We horen graag van je.
