Inkoopfacturen correct verwerken

Klik eerst bovenin jouw account op 'Boekhouding'. Hierna verschijnt links in het menu het menu-item 'inkoop'. Dit ontvouwt zich tot 'inkoopfacturen' en 'crediteuren'. Allereerst kun je gemakkelijk alle crediteuren toevoegen, waarna je kunt beginnen met het uploaden van je inkoopfacturen. Hiervoor kun je één van de knoppen boven de tabel gebruiken. 

Als je een PDF-factuur hebt ontvangen en wilt inboeken klik je weer op het menu-item boekhouding, waarna je hier onderstaand item ziet. Deze bevat een drag&drop veld, waar je de PDF naartoe kunt slepen. Ook kun je deze via de bladerknop selecteren vanuit 1 van je eigen mappen. Hierna worden automatisch alle op de factuur staande gegevens ingelezen en wordt de inkoopfactuur ter controle aangeboden op je actielijst, waarna je deze definitief kunt inboeken.

Als je een (niet digitaal beschikbaar) bonnetje wilt verwerken, dan klik je op 'handmatig toevoegen'. Je begint hier bovenaan met het invullen van alle benodigde gegevens door eerst de factuurdatum en vervolgens het totaalbedrag (inclusief btw!) toe te voegen. Hierna vul je het factuurnummer in en selecteer je de desbetreffende crediteur uit de lijst. Desgewenst kun je nog een extra omschrijving meegeven aan de inkoopfactuur, zodat je deze gemakkelijk herkent. Stel je bent aannemer en bestelt materiaal voor een specifieke klus, dan kun je hier bijvoorbeeld noteren 'materiaal voor trapombouw Beverwijk', waardoor je de factuur meteen herkent.  

Vervolgens vul je het gedeelte onder de witruimte in. Dit doe je door de omschrijving van de factuurregels op de bon over te nemen. Je kunt hier via 'extra regel toevoegen' zoveel regels toevoegen als je wenst. Per regel noteer je het bedrag, het btw-type en de grootboekrekening. Onder de streep tellen wij automatisch de bedragen op, waardoor je zeker weet dat je op een correct bonbedrag uitkomt. Zodra je alles hebt ingevuld klik je op 'inkoopfactuur opslaan' om deze definitief in te boeken en te verwerken op je balans.

Let op: je bent altijd zelf verantwoordelijk voor het beschikbaar kunnen stellen van deze facturen als de Belastingdienst hierom vraagt.

In je menu onder ''boekhouding'' zie je een door ons gegenereerd e-mailadres. Je kunt dit e-mailadres doorgeven aan leveranciers als e-mailadres voor facturatie. Je leveranciers kunnen zo hun gebruikelijke communicatie nog via je bekende e-mailadres regelen en de facturen naar het nieuwe e-mailadres sturen. Op het moment dat een factuur met bijgevoegde PDF binnenkomt, herkent onze software deze gelijk. Je PDF-factuur wordt vervolgens automatisch namens jou geüpload en verwerkt. Ons team kijkt ook altijd op de achtergrond mee of de factuur legitiem is en zal geen spamfacturen verwerken. Het scheelt je dus puur de stap om de facturen zelf één voor één te moeten uploaden, heel handig als je vaak facturen van leveranciers ontvangt en hier normaal veel tijd aan kwijt bent.

Op dezelfde pagina in je menu, onder boekhouding, vind je jouw actielijst. Hierin staan jouw openstaande taken. Deze zijn altijd klikbaar, zodat je direct op het scherm uitkomt waarin je de taak kunt uitvoeren. Voorbeelden van taken uit de actielijst zijn:

-          Aantal keer te verwerken inkoopfacturen.
-          Aantal te betalen inkoopfacturen.
-          Aantal keer factuur/bonnetje ontbreekt.
-          Aantal keer handmatig te verwerken banktransacties.

We zullen deze actiepunten hieronder kort toelichten.

Aantal keer te verwerken inkoopfacturen
Let op: Deze actiepunten hoef je alleen te verwerken als je géén premium+ abonnement hebt. Bij het premium+ abonnement zijn wij namelijk je boekhouder en pakken wij deze voor je periodiek voor je op.

Heb je geen premium+ abonnement? Dan dien je deze wel op te pakken. Klik op het actiepunt en scroll naar het onderdeel ‘’te verwerken’’. Controleer alle posten aan de hand van de bijgevoegde afbeelding en de vooraf ingevulde velden. Controleer daarnaast de grootboekrekeningen en de btw-percentages. Als alles klopt, klik je op definitief opslaan om de inkoopfactuur definitief in te boeken. 

Aantal te betalen inkoopfacturen
Als je dit actiepunt ziet, is er een factuur ontvangen, die nog betaald moet worden. Door op het actiepunt te klikken en vervolgens te scrollen naar het onderdeel ‘’te betalen’’ krijg je te zien om welke facturen het gaat. We tonen per factuur de factuurdatum, crediteur, IBAN, factuurnummer en het totaalbedrag van de factuur. Door erachter op het symbool voor details te klikken, opent ook de screenshot van de desbetreffende factuur. Mocht er wel een deel van het bedrag betaald zijn, dan zie je dit hier onder het kopje ‘’betaald’’. Ook is hier de status in te zien. Zolang je de factuur niet betaald hebt, staat de status op open. Deze status verandert zodra de betaling is gedaan. Het puntje verdwijnt volledig uit je actielijst zodra je de factuur betaald hebt en de bankregel is uitgelezen. 

Aantal keer factuur/bonnetje ontbreekt
In dit geval beschikken wij niet over een factuur om een bepaalde transactie juist te kunnen verwerken. Je voegt deze eenvoudig toe door op het actiepunt te klikken. In het gedeelte ‘’missende bonnetjes’’ vind je per missende factuur de datum van de transactie, de crediteur, het bedrag en indien bekend ook het factuurnummer. Erachter vind je twee knoppen, ‘’bon uploaden’’ en ‘’ik heb geen bon’’. Bij ''bon uploaden'' kun je de bon toevoegen vanuit je bestanden. Vervolgens dien je deze in. Als je geen bon hebt, dan klik je op ‘’ik heb geen bon’’.

Aantal keer handmatig te verwerken banktransacties
Dit betreft bij- en afschrijvingen die we niet automatisch kunnen afletteren. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat het bedrag niet helemaal klopt of het factuurnummer niet helemaal overeenkomt. Voor alle zekerheid vragen we je dus om deze bij- en afschrijvingen te koppelen met de juiste factuur, zodat deze afgesloten kan worden. Door op dit punt te klikken opent automatisch de desbetreffende transactie. 

Is het een negatief bedrag? Dan wordt dit in het rood getoond. Dit betreft een afschrijving. Gebruik ‘’koppelen aan inkoopfactuur’’ om de juiste inkoopfactuur uit de lijst te selecteren. Vervolgens klik je op verwerken. 

Is het een positief bedrag? Dan wordt dit in het groen getoond. Dit betreft een bijschrijving. Gebruik ‘’koppelen aan verkoopfactuur’’ om de juiste door jou aangemaakte factuur uit de lijst te selecteren. Vervolgens klik je op verwerken. Hierdoor voorkom je dat het facturatieproces wordt vervolgd doordat het systeem de betaling niet automatisch herkent en er daardoor vanuit gaat dat de factuur nog onbetaald is.