Hoe houd je een klantendossier bij?
Met Q-info.com kun je niet alleen eenvoudig facturen sturen en je betalingen bijhouden, we bieden ook de mogelijkheid tot het bijhouden van een uitgebreid klantendossier. Deze kun je eenvoudig, na elk contact, bijwerken in jouw online omgeving.
Deze staat in jouw online omgeving. Klik eerst bovenaan op verkoop en vervolgens links in het menu op klanten. Hier klik je de klant aan die je wilt bewerken. Onderaan de klantgegevens zie je het onderdeel 'klantnotities'. Je kunt hier aan de linkerkant tekst toevoegen en rechts bestanden of foto's toevoegen.
Door op elk gewenst apparaat aan de rechterkant te bladeren, kun je meteen een foto toevoegen.Hierin kun je ook nog extra opmerkingen of tekens aanbrengen. Stel, je bent masseur en je wilt precies aangeven waar de pijnklachten worden ervaren. Met onze software zet je eenvoudig een pijltje bij de plek en kun je hier een korte toevoeging bij typen. Vervolgens upload je deze, waarna hij automatisch in het klantendossier verschijnt. Of stel, je bent nagelstyliste en wilt al je creaties in het klantendossier zetten, dan is dit ook geen probleem. Je kunt dan bijvoorbeeld het kleurnummer in de afbeelding toevoegen zoals hieronder:
DIt doe je door op de reeds toegevoegde afbeelding in je klantendossier te klikken. Hier vind je onder andere het genoemde pijltje, verschillende opties om tekstvakken toe te voegen (hierboven de eenvoudigste), maar ook de optie tot zelf tekenen met je vinger op het scherm of het toevoegen van emoji's.
Wil je een tekst of symbool weghalen? Klik dan op dit onderdeel en selecteer linksbovenin de prullenbak. Ben je tevreden en wil je de resultaten opslaan? Klik dan rechtsbovenin op het vinkje.
Je kunt via je klantdossier ook zeer eenvoudig nieuwe afspraken plannen. Hiervoor klik je in het klantoverzicht aan de rechterkant op 'Agenda afspraak maken', waardoor je agenda zich opent en je de afspraak meteen kunt vastleggen. Zodra je de afspraak afrondt, is deze meteen in het klantdossier terug te vinden en krijgt je klant hier ook een notificatie van per e-mail. Als je dit zo hebt ingesteld, wordt zelfs meteen een factuur meegestuurd én verwerkt in jouw administratie.
Ook vind je in het klantdossier de knoppen waarmee je alle facturen en abonnementen van deze specifieke klant kunt bekijken. Door op het onderdeel te klikken zie je de gehele aankoophistorie. Stel, je klant is diens factuur kwijt, dan kun je deze eenvoudig opnieuw toesturen. Je zoekt de klant, klikt op facturen en op factuur nogmaals toesturen. Via deze plekken kun je ook bestaaande abonnement opzeggen of upgraden, nieuwe facturen aanmaken en meer.
Bij de samenstelling van het klantdossier hebben we goed geluisterd naar jullie wensen en deze zo volledig mogelijk meegenomen. Het klantdossier is nu echt dé plek waarop je alle zaken gerelateerd aan jouw klant kunt regelen. Je hoeft alleen eenvoudig je klant te zoeken via het zoekscherm, waarna je op 1 plek alles kunt beheren:
- Facturen
- Abonnementen
- Agenda-afspraken
- Klantgegevens
- Notities
Ook kun je meteen openstaande betalingen of naderende afspraken benoemen. Zo maak je jouw dienstverlening nóg beter en sneller.
Laat het ons dan vooral weten! We kijken en denken graag met je mee. Je kunt ons het makkelijkst bereiken per e-mail, maar je kunt op diverse manieren contact met ons opnemen. We horen graag van je!
