Afspraakopties instellen

Je kunt veel verschillende opties kiezen, om jouw agenda te laten werken op een manier die jij wilt. Hiervoor maak je keuzes over onder andere facturatie, kleuren en de informatie die je wilt uitvragen bij de klant. Je leest hierover alles in dit kennisbankartikel.

Ga eerst naar agenda -> instellingen -> afspraaksoorten. Klik hier op de afspraaksoort die je wilt instellen. Klik vervolgens op de tab 'Afspraaksoorten'. Hieronder zie je een voorbeeld van deze pagina. Wij hebben hier gekozen voor een behandeling van 30 minuten en maximaal 14 dagen van tevoren kunnen reserveren. De afspraakherinnering wordt 24 uur voorafgaand aan de afspraak gestuurd per SMS.

Allereerst vul je in minuten de afspraakduur in. Bied je een behandeling aan die een half uur duurt? Vul dan bijvoorbeeld 30 in. Zo zorgen wij dat er een groot genoeg tijdsvak wordt ingepland. Je kiest daarna in het veld ernaast of je een afspraakreminder wilt sturen, de keuzes zijn geen herinnering, herinnering per e-mail of herinnering per sms. Vervolgens geef je aan hoeveel uur van tevoren je de herinnering wilt sturen. Vaak wordt hier gekozen voor 24 uur, maar je kunt elk urenaantal invullen. 

Vervolgens geef je aan hoe je wilt dat de betaling voor de afspraak gaat. De opties zijn:

• Direct online betalen
• Achteraf betalen
• Handmatig factureren
• Niet factureren

Je kiest hier de beste optie voor deze dienst. Als je direct online betalen selecteert, dan opent aan de klantzijde een betaalscherm na het kiezen van de datum en tijd. De klant kan hier met bijvoorbeeld iDeal betalen. Als je wilt dat na de afspraak automatisch een e-mail wordt verstuurd met daarin een betaallink, dan kies je achteraf betalen. Wil je geen automatische koppeling, maar zelf een factuur aanmaken? Dan kies je voor handmatig factureren. Wil je geen factuur aanmaken, bijvoorbeeld omdat het om de winnaar van een social media gaat? Dan klik je op niet factureren.

Gebruikersregistratie kan, als jij dat prettig vindt, automatisch ingesteld worden. Je kiest hiervoor in het veld gebruiekrsregistratie voor verplicht. Hoeft de gebruiker niet per se te registreren, kies dan voor optioneel. Als registratie niet gewenst is, kies je voor geen registratie.

In het veld ''Minimaal aantal uren tussen maken van de afspraak door de klant en startijd van de afspraak'' vul je in hoe lang van tevoren je de reserveer opties wilt uitschakelen. Als je bijvoorbeeld op een half uur rijden van je praktijk woont, ben je niet standaard aanwezig. Het kan dan fijn zijn om de dag van tevoren al te weten of je wel of niet aanwezig moet zijn. Als je 24 uur van tevoren de agenda wilt sluiten dan vul je hier 24 in. Wil je ook dat men kort voor de afspraak nog kan boeken? Vul dan 0 in. Elk urenaantal is hier mogelijk en wordt automatisch in je agenda verwerkt.

Dit is een optie waar niet iedereen direct aan denkt. Het is niet altijd nodig om je hele jaaragenda in één keer te tonen. Als je zelf ook flexibel wilt blijven, kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om je agenda voor 2 maanden vanaf de dag van vandaag te tonen. Klanten kunnen dan in het voorjaar nog niets plannen voor in het najaar, maar alleen in de komende 2 maanden. Vul in het veld ''Maximaal aantal dagen dat afspraken door de klant vooruit geboekt kunnen worden'' in hoeveel dagen er vooruit gepland mag worden. Vul bijvoorbeeld voor 2 weken het getal 14 in.

In sommige branches, zoals bij pedicures, kan het handig zijn om bij het plannen van een intakeconsult direct een vragenlijst mee te sturen. Hierop kan de klant al invullen of er onderliggende kwalen zijn, waar hij of zij mee worstelt en bijvoorbeeld waar hij of zij is verzekerd. Je kunt je eigen vragenlijst aanmaken en door ons laten klaarzetten. Vervolgens kun je bij elke klant jouw lijst selecteren. Wil je een vragenlijst meesturen? Selecteer hem dan vervolgens hier. Is een vragenlijst niet nodig? Dan laat je hier uitgeschakeld staan.

Tijdens het boeken van de afspraak tonen we standaard een lijst vragen die de klant moet doorlopen voordat hij de boeking kan bevestigen. Dit is dus in tegenstelling tot de vragenlijst die we hierboven noemen een lijstje vragen die automatisch in de widget getoond worden en in sommige gevallen de vragenlijst overbodig maken. Hieronder vind je alle standaard opties die je kunt aanvinken. Klik bij elk van deze onderdelen op het vakje 'ingeschakeld' om deze te tonen. Hierna kun je bij het vakje hiernaast aanvinken of het een verplicht veld is. 

Vakje verplicht staat aan = de vraag is verplicht. Geen antwoord? De klant kan het formulier niet afronden.

Vakje verplicht staat uit = de vraag is niet verplicht. De klant kan de vraag skippen en afronden.

Selecteer alle onderdelen die jij wilt uitvragen en geef aan of het wel of geen verplichte vragen zijn.

Als je met verschillende afspraaksoorten werkt, dan kunnen we ons voorstellen dat je agenda snel onoverzichtelijk kan ogen. Hiervoor hebben we de kleurlabels ingesteld. Per afspraaksoort kun je een kleur kiezen. Je kunt of een kleur selecteren vanuit het selectietooltje, of de RGB-kleur typen. Kies bijvoorbeeld voor een ambulante pedicureafspraak voor roze en voor afspraken in de salon voor groen. Zo weet je in één oogopslag hoe je dag eruit gaan zien!

Als laatste onderdeel willen we je vragen om een keuze te maken over afspraakbevestigingen. Je klant krijgt sowieso een e-mailbevestiging na het plannen van een afspraak. Dit gedeelte gaat over een kopie-bevestiging die we naar jou kunnen sturen. Vind je het genoeg om per dag te werken en op dinsdag te zien wat er woensdag in je agenda staat? Dan kun je dit veld leeg laten. Wil je bij elke nieuwe afspraak een e-mail krijgen om te weten dat er iets ingepland is? Vul dan je e-mailadres hier in. Je kunt hier bijvoorbeeld ook een ander e-mailadres voor gebruiken dan je werkmail, zoals een persoonlijk e-mailadres of een speciaal agenda@ e-mailadres. Als het e-mailadres maar in gebruik is, kun je hem hier noteren en zul je voortaan de afspraakkopie ontvangen.

Wil je ook een e-mailbevestiging krijgen als jij namens de klant de afspraak maakt? Selecteer dan bij ''wanneer'' altijd. Anders sturen we alleen een bevestiging als je klant zelf online boekt.