Voor een kloppende boekhouding zijn is uiteraard niet alleen je eigen omzet, maar ook een overzicht van je kosten nodig. Deze kosten komen onder andere voort uit de door jou gedane aankopen. Dit kunnen zowel producten als diensten zijn, welke je als inkoopfacturen kunt verwerken in je boekhouding.
Klik eerst bovenin jouw account op 'Boekhouding'. Hierna verschijnt links in het menu het menu-item 'inkoop'. Deze ontvouwt zich tot 'inkoopfacturen' en 'crediteuren'. Allereerst kun je gemakkelijk alle crediteuren toevoegen, waarna je kunt beginnen met het uploaden van je inkoopfacturen. Hiervoor kun je één van de knoppen boven de tabel gebruiken. Als je een PDF-factuur hebt ontvangen en wilt inboeken klik je op 'inkoopfactuur uploaden'. Vervolgens verschijnt een drag&drop veld, waar je de PDF naartoe kunt slepen. Ook kun je deze via de bladerknop selecteren vanuit 1 van je eigen mappen. Hierna worden automatisch alle op de factuur staande gegevens verwerkt en wordt de inkoopfactuur ingeboekt. Als je een (niet digitaal beschikbaar) bonnetje wilt verwerken, dan klik je op 'handmatig toevoegen'.
Na het klikken op 'handmatig toevoegen' opent het venster dat je hierboven in de afbeelding ziet. Je begint hier bovenaan met het invullen van alle benodigde gegevens door eerst de factuurdatum en vervolgens het totaalbedrag (inclusief btw!) toe te voegen. Hierna vul je het factuurnummer in en selecteer je de desbetreffende crediteur uit de lijst. Desgewenst kun je nog een extra omschrijving meegeven aan de inkoopfactuur, zodat je deze gemakkelijk herkent. Stel je bent aannemer en bestelt materiaal voor een specifieke klus, dan kun je hier bijvoorbeeld noteren 'materiaal voor trapombouw Beverwijk', waardoor je de factuur meteen herkent.
Vervolgens vul je het gedeelte onder de witruimte in. Dit doe je door de omschrijving van de factuurregels op de bon over te nemen. Je kunt hier via 'extra regel toevoegen' zoveel regels toevoegen als je wenst. Per regel noteer je het bedrag, het btw-type en de grootboekrekening. Onder de streep tellen wij automatisch de bedragen op, waardoor je zeker weet dat je op een correct bonbedrag uitkomt. Zodra je alles hebt ingevuld klik je op 'inkoopfactuur opslaan' om deze definitief in te boeken en te verwerken op je balans.
Wil je je bedrijfsprocessen nóg gemakkelijker regelen? Dat kan! Het is namelijk ook mogelijk om jouw inkoopfacturen automatisch te verwerken, zonder dat je hier concreet iets voor hoeft te doen. Dit kan met behulp van een specifiek voor jou aangemaakt e-mailadres voor facuratie. Deze kun je doorgeven bij het inkoopproces, waarna de facturen meteen verwerkt worden. Hierover lees je meer in het kennisbankartikel 'Inkoopfacturen automatisch inboeken'.
Neem dan contact op met onze klantenservice. Je kunt ons het gemakkelijkst bereiken via de e-mail (service@q-info.com), maar er zijn meerdere manieren om contact met ons op te nemen. We kijken graag met je mee!
